档案的调卷、整理、拆卷方案
1调卷、登记案卷:案卷的借还工作由拆装组完成,按批次从档案室借案卷,填写《案卷出/入库登记表》,由调卷人与法院档案管理人员共同签字确认。
借还案卷时,调卷人必须按登记表内容逐一核对,确保案卷内容与数量一致;如发现有破损、缺失的情况,应及时与甲方档案管理人员沟通,并汇报甲方档案负责人。
2 拆卷与整理:对原案卷进行拆分,对于不同案卷的特点采取不同的拆分办法,拆分案卷不得损坏案卷原貌,以确保案卷的完整性。案卷拆分工作由拆装组人员完成,案卷拆分人员向组长申请借案卷,并填写《扫描档案登记表》,拆分案卷人员和组长共同签字后,案卷拆分人员方可带案卷回到自己的工作岗位进行案卷拆分,案卷拆分人员完成案卷拆分后由本人把拆分后的案卷归还组长,并且由拆分人员和组长共同签字后方为完成本次案卷拆分工作。案卷拆分过程中不得丢弃任何档案辅料。案卷拆分人员对所借案卷负全部责任。
扫描、图像处理、著录、校对方案:
1 案卷扫描:案卷扫描由扫描组完成,案卷扫描人员向组长申请借案卷,并填写《扫描档案登记表》,扫描人员和组长共同签字后,扫描人员方可带案卷回到自己的工作岗位进行案卷扫描。案卷扫描人员完成案卷扫描后由本人把案卷归还组长,并且由扫描人员和组长共同签字后方为完成本次案卷扫描工作。案卷扫描过程中不得丢弃任何案卷辅料。案卷扫描人员对所借案卷负全部责任。针对案卷的特点,采用相应的扫描仪,对于早先的案卷,纸质较差,字迹不清的案卷,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于大号案卷扫描采用案卷专用的工程扫描仪,对于纸质较好且量较大的小号案卷可以采用馈纸式高速扫描仪。
2 扫描要求:
①分辨率:300dpi;图像存储格式:采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF(G4)格式存储,采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储,手印、图章、票据及彩页需要进行彩色模式扫描。
②扫描以卷为单位,依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》要求,对页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,采用300dpi分辨率黑白二值模式进行扫描;对页面为黑白两色但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,采用灰度或彩色模式扫描。
③扫描过程中应根据档案原件的质量,选择不同的扫描方式以及不同的扫描设备进行扫描,扫描获取的图像必须保持历史原貌,确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果,接近原始文件色彩。
④扫描时应根据档案纸张的质地、底色、薄厚程度、幅面大小等不同情况,对扫描明暗度、对比度进行设置,保证档案扫描图像整洁、清晰,保证图像与原件一致。
⑤扫描过程中对于不同的纸张状况,应有针对性地选择不同的工艺进行扫描。
u 普通纸张:采用平板扫描仪或馈纸式扫描仪进行扫描。
u 较薄或易碎的纸张(如信纸、历史年代久远的纸张):先将档案装入透明的档案保护套中,然后采用平板或者工程扫描仪进行扫描。
u 折皱不平的档案:采取技术性烫平处理后进行扫描。
u 字迹较为模糊或底灰较深的纸张(如手写字、草浆纸、油印纸):采用平板扫描仪进行扫描,调整扫描仪的对比度、亮度,并在图像处理工序进行字迹加深处理。
u 脏乱、字迹变形、版面较偏的纸张:采用平板扫描仪进行扫描,并在图像处理工序进行清理、去污、纠偏、拆边处理。
u 不规则纸张(如记账凭证):根据纸张大小,在纸张下面放入白色衬纸,采用平板扫描仪进行扫描,并在图像处理工序对图像尺寸进行处理。
u 不拆卷档案:采用零边距书刊扫描仪进行扫描。
3 案卷图像处理与修复:对已经完成扫描且保存为电子案卷的文件进行纠偏、去污、拆边等处理,确保电子案卷端正、干净。修复电子案卷由修图组完成,案卷修复无需案卷实物,在确保电子案卷原貌的前提下修复电子案卷,不得在案卷修复过程中对案卷内容进行修饰和增删,不得删除看似与案卷内容无关的标注和符号。
①图像处理后应保证图像信息与原档案内容完全一致。
②对扫描图像文件进行裁剪、清理、去污、纠偏、拆边处理,去除文字版面外的阴影,去除干扰信息;在保证文件内容完整的前提下,图像文件外观清晰、平直、干净。
③扫描图像完整、端正、无扭曲,无折叠或缺损,图像偏斜度≤1度。
④保证扫描图像字迹清晰、颜色合适,不宜过浅或过深,无因字迹笔画叠合或残缺而影响阅读的情况,档案原件存在霉斑变质、颜色深浅不一致等情况,应保证图像文件与档案原件的辨识度相同。
4 著录与挂接电子档案:按照档案管理系统要求,制作案卷导入系统模板(或者直接著录)。该项工作由著录组完成,著录无需案卷实物,依据电子案卷的有关信息制作案卷导入模板,导入模板完成后,通过“中浩档案数字化加工自动检测系统”进行检测,确保案卷目录数据与电子案卷文件一一对应。制作案卷导入模板中对于无法辨认的案卷信息,及时跟档案室进行沟通确认,确保著录的信息准确无误。对于档案管理系统中已经形成了目录条款,则直接把电子档案与目录条款一一对应挂接。